Wer kennt das nicht? Der Meetingraum ist gut besucht, doch nur wenige tragen zu einem guten Ergebnis bei. Wieder so ein Treffen, bei dem zu viele und meist auch noch die falschen Leute anwesend sind.

Haben Sie auch solche Kollegen, die glauben ihre E-Mails seien von so fundamentaler Bedeutung, dass praktisch jeder auf Kopie gesetzt wird?

Teilnehmerzahl: Ähnlich verhält es sich mit vielen Meetings. Hier werden auch viele eingeladen, und so gleicht ein Meeting oft eher einer Zusammenkunft als einem Ort effektiver Zusammenarbeit. Bremser, Dauerredner und Wichtigtuer ziehen alles in die Länge, und meist wird ohne echte Ergebnisse ein neues Meeting angesetzt. Fünf Teilnehmer sind eine ideale Größe für produktive Meetings, daher sollten Sie möglichst nicht mehr Personen einladen.

Pünktlicher Beginn: Beginnen Sie Ihre Meetings pünktlich – egal wer noch fehlt. Das hat – erstens – einen erzieherischen Effekt und – zweitens – werden die Pünktlichen nicht mit Warten auf die Nachzügler bestraft.

Ideale Uhrzeiten: Hier geht es nicht um den Biorhythmus der einzelnen Teilnehmer/innen. Frage: Wenn das Marketingmeeting um 10:30 Uhr beginnt, bis wann wird es dauern? Richtig, bis zum Mittagessen um 12 Uhr. Wenn Sie erst um 11:30 Uhr beginnen, ist nach maximal einer Stunde Schluss, da der Magen knurrt und jeder noch etwas essen möchte. Den Feierband um 17 Uhr können Sie auch nutzen. Beginn des Meeting um 16:15 Uhr.

Agenda, Ziel und Protokoll: Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, dass ein Meeting eine Agenda und auch ein Ziel hat. Und vor allem auch ein Protokoll. Optimal ist es, wenn Sie das Protokoll in einer Formatvorlage mitschreiben und am Meetingende an die Leinwand projizieren und von allen Teilnehmern die Zustimmung einholen. Damit vermeiden Sie nachträgliche Diskussionen und zeitraubende Missverständnisse. Das Protokoll verlässt dann als E-Mail an alle Teilnehmer zuerst den Meetingraum.

Nächste Woche finden Sie an dieser Stelle weitere Ideen rund um ein perfektes Meeting.